Privacyverklaring

Deze verklaring legt uit wat Vecinto met persoonsgegevens doet: wat wij bewaren, waarvoor, met wie wij het delen, hoe lang wij het bewaren en wat u ons kunt vragen.

Twee verschillende rollen

Vecinto wordt gebruikt door comunidades de propietarios. Wie beslist wat er met uw gegevens gebeurt, hangt af van hoe ze bij ons terecht zijn gekomen — en dat bepaalt bij wie u moet zijn.

• Binnen het portaal van een VvE beslist uw VvE wat er over u wordt bewaard en waarom. Zij is de verwerkingsverantwoordelijke; wij handelen op haar instructie en zijn haar verwerker. Vraag het eerst aan uw bestuur — u kunt altijd bij ons terecht en wij helpen u.
• Op deze website beslissen wij wat er gebeurt met wat u ons stuurt als u om een demonstratie vraagt of ons schrijft. Daarvoor zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Wie wij zijn

Vecinto wordt beheerd door SYS82 LTD.

Welk recht van toepassing is

Twee stelsels van regels dekken wat wij doen, en beide geven u dezelfde rechten:

• de UK GDPR en de Data Protection Act 2018, omdat wij in het Verenigd Koninkrijk gevestigd zijn
• de AVG van de Europese Unie, omdat wij deze dienst aanbieden aan mensen die in Spanje wonen (artikel 3, lid 2)

Onze vertegenwoordiger in de Europese Unie

Omdat wij buiten de Europese Unie zijn gevestigd en deze dienst aanbieden aan mensen die daar wonen, zijn wij verplicht daar een vertegenwoordiger aan te wijzen. Dat hebben wij nog niet gedaan. Schrijf ons tot die tijd rechtstreeks op privacy@sys82.com over alles in deze verklaring; wij antwoorden binnen een maand.

Wat wij bewaren, en waarvoor

Als u lid bent van een VvE

Uw naam en e-mailadres, want zo staat u in het register en zo logt u in. Optioneel een telefoonnummer, een foto en een korte beschrijving van uzelf — die voegt u zelf toe of haalt u weg, en u bepaalt wie ze ziet.

Bij welke eenheid u staat geregistreerd en of u eigenaar of bewoner bent. Wat u bijdraagt aan de vereniging: meldingen die u maakt, punten die u voorstelt voor de vergadering, mededelingen op het prikbord, reacties die u schrijft en documenten die u uploadt.

De grondslag is het gerechtvaardigd belang van uw VvE bij haar eigen bestuur (artikel 6, lid 1, onder f) — een eigenarenregister bijhouden, vergaderingen bijeenroepen en met leden communiceren zijn zaken die de Ley de Propiedad Horizontal van haar verwacht.

Als u ons via deze website schrijft

Uw naam, e-mailadres, optioneel een telefoonnummer en wat u ons over uw VvE vertelt. Wij gebruiken het om u te antwoorden en het gesprek te kunnen volgen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van een vraag die u ons zelf hebt gestuurd.

Wat wij bewust niet bewaren

Geen wachtwoorden — die bestaan in dit product niet. Geen IP-adressen of browsergegevens in het logboek, dat vastlegt wat er in de VvE is gewijzigd in plaats van de mensen erin te volgen. Geen betaalgegevens: de facturatie loopt buiten het platform om. Geen advertenties, geen tracking en geen enkele vorm van profilering.

Wie het verder ziet

De andere leden van uw VvE zien wat u met hen wilt delen — dat regelt u bij “Mijn gegevens”. Buiten uw VvE ziet niemand iets: het portaal van een VvE is besloten en heeft nergens een openbare pagina.

Wij gebruiken twee bedrijven om de dienst te draaien. Zij handelen uitsluitend op onze instructie, en geen van beide mag uw gegevens voor eigen doeleinden gebruiken:

Waar uw gegevens naartoe gaan

Alles wat het platform opslaat — het register, de documenten, de hele database — staat op servers in de Europese Unie. Twee dingen gaan van daaruit een grens over, en voor allebei bestaat een rechtsgrond:

Wij verkopen geen persoonsgegevens, en dat zullen wij nooit doen. Aan een overheidsinstantie zouden wij ze alleen verstrekken waar de wet dat eist.

Hoe lang wij het bewaren

Uw rechten

U kunt ons — of uw VvE — vragen om:

• u te vertellen wat er over u is vastgelegd en u een kopie te geven;
• te corrigeren wat niet klopt;
• uw persoonsgegevens te wissen;
• het gebruik ervan te beperken, of daartegen bezwaar te maken;
• u uw gegevens in een overdraagbare vorm te geven.

Twee daarvan kunt u zelf uitoefenen, zonder het aan iemand te vragen. Bij “Mijn gegevens” corrigeert u uw eigen informatie en bepaalt u wie welk veld ziet, en het rode kader onder aan die pagina wist alles van u van het platform, definitief en onmiddellijk.

Eén ding doet wissen niet: het verwijdert niet wat u aan de vereniging hebt bijgedragen. Een melding die u maakte, een voorstel dat u deed, notulen die u uploadde — dat is de administratie van de VvE, en een deel ervan moet zij bewaren. Uw naam gaat eraf en ze worden getoond als geschreven door “een voormalig lid”. Uw eigen mededelingen op het prikbord worden helemaal verwijderd, want een advertentie die niemand kan beantwoorden is erger dan geen.

Voor al het overige schrijft u naar privacy@sys82.com. Wij antwoorden binnen een maand.

Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit. Beide onderstaande nemen uw klacht in behandeling:

Cookies

Deze, en verder geen. Twee zijn nodig om het portaal überhaupt te laten werken; de andere twee verschijnen pas zodra u de bijbehorende knop hebt ingedrukt, en onthouden wat u koos.

Geen ervan vraagt om uw toestemming, dus er is geen banner om weg te klikken: toestemming is bedoeld voor cookies die u volgen, en die zijn er hier niet. Wat de wet wel vereist, is dat u wordt geïnformeerd — en dat is deze tabel.

Op deze site staat geen analytics, geen advertenties en geen enkel script van derden.

Hoe wij het beveiligen

De verbinding is end-to-end versleuteld. Documenten worden privé bewaard en alleen aan leden van de betreffende vereniging geleverd, via links die verlopen. Van elke foto die u uploadt — uw eigen foto, iets op het prikbord, een foto bij een melding — wordt de locatie die uw camera vastlegde verwijderd voordat iemand anders hem kan zien. Er zijn geen wachtwoorden te stelen, en een inloglink werkt één keer.

Wijzigingen

Wijzigen wij hier iets wezenlijks, dan verhogen wij het versienummer bovenaan en laten wij het de leden via het portaal weten voordat het ingaat.